מולרם – עוברים לשרות שטח דיגיטאלי, ללא ניירת, בעזרת Odoo

לייליין טק מסייעת לבצע מהפכה, המאפשרת בתקופת הקורונה, לספק שרות 24X7 מכל מקום ובכל זמן

שם החברה:  מולרם מתקני הרמה אגש"ח בע"מ 

מיקום: מושב מולדת, ישראל

תעשייה: מתקני הרמה מתקדמים

אפליקציות עיקריות שהוטמעו:  CRM, מכירות, מוקד תמיכה, דיווח שעות, פרויקטים, שירות שטח , ניהול מלאי וייצור

מספר משתמשים במערכת: 20


רקע על מולרם
 מולרם מתקני הרמה
 הוקמה בשנת 1976 מולרם הנה  חברה פרטית – קיבוצית בבעלות מושב שיתופי מולדת בגליל התחתון.
החברה מתמחה בתכנון, הקמה ותחזוקה של מתקני הרמה למגוון לקוחות בכל ענפי התעשיה - מזון, אנרגיה, תרופות, כימיקליים, ומספקים שרות בפריסה ארצית.
החברה מייבאת ומספקת שירות לעגורנים וגלגלות  של יצרנים מובילים ואיכותיים בעולם. 

יישום מערכת Odoo במערך שרות טכנאי השטח - הצלחה מהירה בתקופת הקורונה
לפני הטמעת המערכת, טכנאי השטח היו משובצים באופן ידני למשימות, ללא מערכת ניהול של מוקד הקריאות. טכנאי היה יוצא ללקוחות כשכל הטיפול היה נרשם בפנקס , העבודה במפעל ובאתרי הלקוחות התנהלה באופן לא מסודר, וכתוצאה מכך היה חוסר יעילות, פגיעה ברמת השרות וקושי אמיתי לעקוב אחרי המשימות מול הלקוחות, לנהל את המלאי והציוד ולתמחר ולנתח את ריווחיות הפרוייקטים של הלקוחות ולתת ללקוחות מידע זמין של עלויות אחזקת העגורנים.
נעמה בן מאיר, מנכ"לית החברה, החליטה כשלב ראשון להטמיע את אפליקציית טכנאי השטח של  Odoo ביחד עם ה-Help Desk על מנת לעשות סדר בפעילות שיש לה נקודות מגע ישירות ומיידיות מול הלקוחות של החברה ולהשפיע מהר ככל שניתן על איכות השרות ועל שביעות הרצון של הלקוחות.
תוך זמן קצר, Odoo איפשרה להכניס סדר בפעילות, על בסיס תוכנית עבודה שבועית, המנוהלת במערכת ה-Help Desk , כל טכנאי מקבל תוכנית עבודה מסודרת, הכוללת את ציוות הטכנאים והיעדים המתוכננים להגעה ברמה יומית, עם מסלול נסיעה מבוסס Google map ורשימת משימות וציוד לביצוע בכל אתר של לקוח. 




המערכת מאפשרת תקשורת פנימית מיידית בתוך הארגון לגבי ביצוע המשימות או שינויים בתוכנית, כמו כן ניתן לתקשר עם הלקוחות ולשמור את המידע למעקב בתיק לקוח. הטכנאים מפעילים את המערכת מכל מקום ובכל שעה, על ידי טאבלט, טלפון נייד או מחשב, ממלאים את דוח העבודה ומחתימים את הלקוח על הטופס הדיגיטאלי. בצורה זאת, ברמה הארגונית ישנה שליטה מלאה ובקרה על מערך השרות בזמן אמיתי. באותה הזדמנות, הוטמעה אפליקציית דיווח ובקרת שעות עבודה, המאפשרת ניהול מסודר וממוכן של שעות העבודה וחיוב מדוייק של השעות בפועל שביצעו צוותי העבודה בשטח אצל הלקוחות ובמפעל.
ההטמעה המהירה של המערכת, במיוחד בתקופת הקורונה והמגבלות שנוצרו בפעילות השוטפת של החברה, איפשרה לחברה לעבור באופן מיידי מעבודה ידנית עם ניירות לעבודה מרחוק עם ניידות מלאה, באמצעות מכשירים ניידים מהשטח או מהבית. הגמישות של המערכת איפשרה למולרם לעבור במהירות לעבודה מאורגנת, ממוחשבת ומגובה בענן, ולעשות סדר בתכנון ובביצוע של ההתקנות והטיפולים בשטח על ידי הטכנאים. מידע רב שהיה קיים רק בניירות הוסב לתוך המערכת בסיוע של חברת Layline Tech, אשר עורכים את המידע באופן מסודר של מסכי ניהול, ודוחות בקרה.

נקודת מפתח להצלחה – מחוייבות ומנהיגות לביצוע השינוי בארגון
בהתחלה היתה סקפטיות מצד הטכנאים, אשר רובם וותיקים,  לגבי היעילות והיכולת של המערכת לשנות את סדרי העולם שעל פיהם חיו במשך שנים רבות. אחרי הטמעה מהירה של שבועות בודדים - כל הטכנאים עובדים עם המערכת על גבי טאבלטים או טלפונים חכמים.
ההצלחה המהירה של הטמעת המערכת בארגון שעבד עשרות שנים באופן ידני לחלוטין, הוא ללא ספק בזכות המחוייבות והנחישות של המנכ"לית נעמה בן מאיר אשר מובילה את תהליך ההטמעה בארגון ורואה בפרוייקט הזדמנות להגשמת החזון שהיא מובילה, ארגון מתקדם מבוסס מערכת מיחשוב דיגיטאלית, ללא ניירת, עם מידע בזמן אמיתי המאפשר תכנון ובקרת ביצוע וניתוח ריווחיות לכל אורך התהליך מהצעה ללקוח דרך ביצוע הפרוייקט, ההתקנה והתחזוקה השוטפת.



" במערכת Odoo המידע זמין מכל מקום והתפעול פשוט,  בתקופת הקורונה לא היינו יכולים לתת שרות 24X7 ללקוחות, ללא Odoo , מכיוון שאנשים נאלצו לעבוד מהבית ומרחוק" נעמה בן מאיר, מנכ"לית, מולרם

מספרת נעמה על חוויית הטמעת המערכת, תוך כדי מגיפת הקורונה שהגיעה בהפתעה:
"הקורונה הגיעה לארץ בפברואר 2020 , בדיוק כאשר החל הפיילוט של העבודה עם המערכת, באמצע מרץ-תחילת אפריל, כל הטכנאים היו מחוברים לתוכנה, בעזרת טאבלטים, ההדרכה לכלל הצוות בוצעה באון ליין. מולרם הצליחה לתפעל את כל האירוע של הקורונה מהבית – בזכות היכולת של Odoo לעבוד מכל מקום. המערכת מאוד הקלה עליהם לעבוד בזמן הקורונה, בתור נותני שירות 24X7, להפסיק לעבוד לא הייתה אופציה. צורת העבודה החדשה איפשרה למולרם להחזיק בכל העובדים מבלי להוציא אף אחד לחל"ת".
תובנה נוספת שיש לנעמה היא לגבי תהליך ההטמעה: "במערכת Odoo,  חשוב לדבוק לתבניות ותהליכי העבודה הסטנדרטיים של המערכת, גם כאשר יש אפשרות להתגמש ולעשות התאמה – המערכת מגיעה עם נסיון של חברות אחרות בכל העולם, לא רק בישראל, מידע עצום של תהליכי עבודה שהם Best Practice".

החזון - חברה מתקדמת, דיגיטאלית, "ללא ניירת" ונהול על בסיס מידע בזמן אמת
בשלב השני לאחר הטמעת המערכת במרכז השרות וניהול טכנאי השטח, הוטמעה אפליקציית ה-CRM ו-Email Marketing על מנת לשפר את ניהול הפעילות וההזדמנויות מול הלקוחות הקיימים והחדשים כחלק ממאמץ שיווקי כלל ארגוני, להרחיב את היקף הפעילות הקיים.
כיום החברה מבצעה הטמעה של ניהול המלאי ותהליכי הייצור, וביצוע הפרוייקטים. המטרה היא להגיע לשליטה מלאה במלאי הקיים במפעל ובאתרי הלקוחות, ולאפשר תימחור מדוייק יותר של הפרוייקטים והתחזוקה. על פי החזון של נעמה, אותו הגדירה לצוות של Layline Tech כבר בהתנעת הפרוייקט, החברה תעבור לעבודה מנוהלת בעזרת מערכת דיגיטאלית מתקדמת בענן, אשר תאפשר סביבה ללא ניירת, ונהול על בסיס מידע בזמן אמיתי, ויכולת ניתוח ובקרה לכל אורך התהליך מהצעה ללקוח דרך ביצוע הפרוייקט, ההתקנה והתחזוקה השוטפת. על פי החזון, כל טכנאי שיגיע לאתר לקוח, יוכל בלחיצת כפתור לראות במכשיר הנייד שלו, את המשימות, ההיסטוריה של הציוד הקיים באתר ובהתאם לתת שרות יעיל, מדוייק ואיכותי ללקוח.
לסיכום מציינת נעמה את שיתוף הפעולה עם הצוות של Layline Tech – "הרגשנו שאנחנו מלווים על ידי צוות מקצועי, זמין לבקשות שלנו, הביאו איתם את דרך העבודה שלהם והשתלבו בתוך דרך העבודה שלנו, לייליין טק זמינים אלינו, מאוד סובלנים לצרכים שלנו, לאי ההבנות שלנו, הם לוקחים אותנו למקומות הנכונים, חוויית שרות מאוד טובה, ... ואני שמחה שעשינו את הצעד הזה ועברנו לשרות שלהם".


עוד פוסטים שיעניינו אותך